El mandante responde por la seguridad de lo que ocurre en su faena, así que traslada sus estándares a las empresas contratistas por contrato. Esos estándares suelen incluir control de velocidad en caminos interiores, registro de recorridos y reportería periódica al administrador de contrato. Un vehículo que no cumple no acredita; uno que no acredita no entra; y uno que no entra no factura.
La consecuencia práctica es que el plazo no lo pone la empresa contratista sino el calendario de acreditación, y llega con fecha puesta. Por eso conviene revisar qué pide exactamente el contrato antes de elegir el equipo: si exige un dato de telemetría concreto, un GPS de posición no va a alcanzar, y cambiarlo después significa intervenir cada vehículo dos veces.
Un punto que se subestima al cotizar: el requisito no es tener el GPS instalado el día de la acreditación, es tenerlo operativo todo el tiempo. Las verificaciones periódicas del mandante preguntan por el porcentaje de la flota con equipo funcionando y por lo que pasa cuando uno deja de reportar: quién se da cuenta, en cuánto y qué hizo para reponerlo. Un equipo que se soltó hace tres semanas y nadie vio no es un detalle administrativo, es un hallazgo. Astrek marca el vehículo como sin señal según su último reporte real, no según el último dato guardado, y esa es la diferencia entre enterarse el mismo día o enterarse en la auditoría.
Para la carpeta hay un documento concreto: por cada vehículo, Astrek emite un certificado de instalación con la razón social y el RUT de la empresa, la individualización del vehículo, la marca, el modelo y el IMEI del equipo instalado, y la fecha. Lleva un código de verificación pública, así que quien lo recibe en la faena comprueba que es auténtico sin llamar a nadie y sin depender de que el proveedor conteste el teléfono. Se emite de nuevo si el equipo cambia, y vale doce meses.
Y algo que hay que decir con cuidado: los estándares son de cada mandante y cambian de versión. Astrek registra y reporta velocidad por zona, recorridos, permanencia en faena e inspecciones con evidencia. Qué exige su contrato en particular está en el documento que le entregaron a usted, no en la página de un proveedor.