Acá está la plantilla, sin registro ni correo de por medio: checklist de inspección de vehículo (.xlsx). Trae los ítems agrupados por documentos, seguridad, estado del vehículo y carrocería y carga, con estado por ítem, campo de observación y una hoja que explica dónde una planilla deja de alcanzar.
Si además necesita controlar los vencimientos de la flota, la otra es control de vencimientos de flota (.xlsx), con los plazos de carga y de particulares separados, que no son los mismos.
Por qué la mayoría de los checklists no se completa de verdad
Cualquiera que haya trabajado en terreno lo sabe: el checklist en papel se firma completo en el estacionamiento, sin mirar el vehículo. No es mala fe, son incentivos. Y hay tres razones bastante concretas.
La lista es demasiado larga. Un checklist de cuarenta ítems para una salida de rutina se completa marcando todo en diez segundos. Uno de veinte, bien elegidos, tiene chance de que alguien los mire. La plantilla de arriba está armada con ese criterio: lo justo para que alguien los mire de verdad en una salida de rutina.
Ningún ítem se puede rechazar de verdad. Si rechazar un ítem significa que el vehículo no sale, y el vehículo tiene que salir, nadie va a rechazar nada. Por eso el estado «Observado» importa tanto como «Rechazado»: permite dejar registro sin frenar la operación, que es lo que hace que el registro exista.
Nadie lo lee después. Si el checklist se archiva en una carpeta que nadie abre, completar bien o completar mal da exactamente lo mismo. El único checklist que se completa en serio es el que alguien revisa.
Qué ítems sí conviene tener
La plantilla agrupa en cuatro bloques, y el orden no es casual: primero lo que impide circular legalmente, después lo que salva a alguien, y al final lo que cuesta plata.
- Documentos: permiso de circulación, revisión técnica, SOAP y licencia del conductor de la clase que corresponde. Un vehículo con un problema mecánico menor sale igual; uno con la revisión técnica vencida queda detenido en el primer control.
- Seguridad: extintor con carga vigente y bien sujeto, cuñas, triángulos, botiquín, chaleco reflectante, cinturones. Son los ítems que un fiscalizador mira primero y los que exige cualquier faena.
- Estado del vehículo: neumáticos —incluido el repuesto y las herramientas para cambiarlo, que es lo que más falta cuando se necesita—, luces, frenos, niveles, limpiaparabrisas, espejos y bocina.
- Carrocería y carga: daños nuevos, y los amarres. Los daños nuevos son la razón por la que conviene fotografiar: es lo que decide si un golpe venía de antes.
Lo que hay que agregar según el rubro: pértiga, baliza, arnés, elementos de sujeción específicos, y todo lo que exija el mandante para permitir el ingreso a faena. La plantilla es la base común, no la lista completa de nadie.
Los tres problemas que aparecen pasando los cinco vehículos
Esto es lo que ninguna plantilla resuelve, y conviene saberlo antes de armar un proceso encima de ella.
No queda registro de cuándo ni dónde se completó. Una fecha escrita a mano la escribe cualquiera en cualquier momento. Cuando aparece un daño y hay que determinar en qué turno ocurrió, un papel con fecha manuscrita no resuelve la discusión.
No se pueden adjuntar fotos. «Rayón en puerta trasera derecha» no es lo mismo que la foto del rayón. Y la foto de la inspección anterior es lo que demuestra que el daño venía de antes, que suele ser toda la discusión.
Nadie se entera si un día no se hizo. Es el más caro de los tres. La planilla es pasiva: hay que ir a mirarla. El día que aparece un problema, la inspección que falta es justo la de ese día, y ahí ya no hay forma de reconstruirla.
Qué cambia cuando la inspección es digital
No es que la lista sea distinta: los ítems son los mismos. Lo que cambia es que la inspección queda con la hora real en que se envió, con la ubicación desde donde se hizo, y con las fotos adjuntas al ítem que las necesita. Y que si un vehículo salió sin inspección, eso es visible el mismo día y no tres semanas después.
Es exactamente lo que hacen las inspecciones desde el teléfono del conductor. La discusión deja de ser si la inspección se hizo, y pasa a ser qué mostró.
Mientras tanto, la plantilla de arriba es de uso libre y sirve. Úsela hasta que le quede chica: cuando le quede chica va a saber exactamente por qué, y esa es la mejor conversación posible para tener con un proveedor.
Cómo lo resolvemos en Astrek
Cuando la planilla le quede chica, el paso siguiente son las inspecciones desde el teléfono del conductor: con la hora real, la ubicación y la foto adjunta al ítem que la necesita. Lo que entra en el trato:
- Equipos homologados, con el modelo confirmado antes de cotizar y no después de instalar.
- Instalación, configuración de las reglas y capacitación incluidas, con equipo propio en todo Chile.
- Todo en una sola plataforma: mapa, geocercas, viajes, documentos, inspecciones y reportes, con un solo acceso y un solo proveedor.
- Se cobra por vehículo al mes y baja según el tamaño de la flota; los usuarios y perfiles no se cobran por asiento.
- El equipo se entrega en comodato o en compra, y se dice cuál conviene antes de firmar.
- Certificado de instalación por vehículo, verificable por código QR.
Sobre el precio: trabajamos con los mejores valores del mercado, y no los publicamos acá. No es por reserva: el valor por vehículo baja según el tamaño de la flota y según qué necesita controlar, así que una lista fija en una página le daría un número equivocado. El suyo se lo decimos en la misma conversación en que nos cuenta cuántos vehículos tiene.
Indíquenos cuántos vehículos son y qué necesita controlar, y le respondemos con una propuesta concreta y no con una lista genérica: Ver una demostración.